O projeto de modernização dos serviços da Administração Estadual do Meio Ambiente (Adema) avança na etapa da virtualização de documentos. A digitalização de processos impressos de licenciamento e fiscalização ambiental já está em curso, e sua transformação em arquivos digitais irá trazer mais agilidade, transparência e sustentabilidade ao sistema de gestão.

De acordo com o presidente da Adema, George Trindade, a proposta é reduzir a quantidade de papel utilizado, alinhando a gestão a um modelo ambientalmente responsável, dentre outros benefícios. “Com essa medida, ganharemos espaço físico para acomodar os novos servidores que serão aprovados no concurso, teremos maior celeridade na tramitação de processos e poderemos fortalecer a transparência, tanto ao ampliar a possibilidade de acompanhamento de órgãos de controle quanto ao reduzir o tempo de resposta às consultas realizadas”, destaca o gestor.

Até o momento, mais de 1200 documentos já foram digitalizados e, para acelerar o processo, a equipe responsável por essa transição está sendo triplicada. O diretor de planejamento da Adema, Gilvan José, explica que a destinação dos documentos irá seguir as diretrizes de um manual de temporalidade elaborado contendo regras para a guarda e descarte dos arquivos físicos, que passou pela aprovação do Conselho Deliberativo da Adema.

“Mesmo digitalizados, os arquivos devem permanecer por um prazo ainda sob a guarda da Adema. Esses processos serão primeiramente triturados, em atenção à Lei Geral de Proteção de Dados e, na sequência, serão encaminhados para reciclagem. Os processos considerados ‘documentos históricos’, como por exemplo licenciamentos para a construção de um bairro novo ou de uma ponte, serão mantidos e, após serem digitalizados, serão doados para o Arquivo Público ou para a Biblioteca”, conclui Gilvan.